A oficina instalada na Rede, unha realidade cómoda e económica
A mobilidade laboral vai da man de Internet. En breve traballaremos máis conectados á Rede e en continuo movemento, combinando diferentes aparellos nos nosos desprazamentos. Neste panorama interconectado, o único programa que o usuario deberá instalar no seu ordenador é o navegador, como Explorer ou Firefox. Non é ciencia ficción: aplicacións como Zoho, Google Docs ou Acrobat.com, entre outras, son páxinas web, e nelas o usuario pode escribir textos dende o navegador e gardalos en Internet. O mesmo patrón serve para usar as follas de cálculo ou as presentacións como as de Power Point, e, mesmo as imaxes: accédese a elas dende o navegador e consérvanse nun espazo que o usuario reservou na Rede para almacenar os seus documentos.
A conexión, clave para acceder aos documentos
Ninguén dubida da comodidade de traballar nun escritorio virtual pola facilidade que proporciona atopar o documento desexado, sen que para iso cumpra “facer limpeza”; ordenar o escritorio do ordenador por datas, carpetas, cores… Non obstante, a aposta de utilizar programas instalados no ordenador para tarefas ofimáticas non deixa de ser arriscada pola absoluta dependencia da estabilidade da Rede. Sen unha boa conexión ningún ordenador, nin os máis potentes, permiten compartir os documentos con outros usuarios, xa sexan clientes, socios, amigos, colaboradores…; nin sequera é posible o acceso aos diferentes dispositivos necesarios para o noso día a día.
Unha vez aclarada a importancia que para os usuarios ten dispor dunha maior conexión en mobilidade, a principal vantaxe deste sistema é o acceso aos documentos dende calquera lugar. Se se atopa en Rede, non importa que non se atope diante do ordenador doméstico para consultalo. Calquera ordenador dun cibercafé pódese converter no ordenador de casa ao permitir o manexo de toda a información. Tamén se pode acceder a estes documentos dende a axenda electrónica ou o móbil, sempre que se dispoña de conexión.
En contextos profesionais, onde se debe realizar unha consulta sobre a marcha, ou ben verificar ou introducir un dato novo nun ficheiro, as vantaxes son claras. Un comercial que desexe apuntar os pedidos e as entregas mentres fai a súa ruta sen agardar a chegar á súa oficina pódese beneficiar, tanto dende o punto de vista económico como de xestión do tempo, dos escritorios virtuais.
Equipos distribuídos
Estas aplicacións caracterízanse á súa vez porque permiten traballar en equipo sobre un mesmo documento. Sempre que o grupo de persoas estea conectado á Rede, poderán acceder aos arquivos e traballar sobre eles de maneira coordinada e simultánea, aínda que os separen milleiros de quilómetros de distancia. Abóndalles con entrar no sitio web que contén o documento e acceder a el con permiso previo do seu autor. Esta práctica, coñecida como equipos de traballo distribuídos, adquire cada día máis adeptos, atraídos pola vantaxe que supón non estar presencialmente nun mesmo espazo, senón gozar dunha conexión continuada coas fontes do traballo.
Os equipos distribuídos son frecuentes en iniciativas académicas onde interveñen universidades de varios países e continentes. Os investigadores traballan sobre os proxectos e reflicten os seus descubrimentos nos documentos. Á vez, os seus colegas doutros países ou universidades poden editar estes traballos, enriquecelos ou matizalos. Deste xeito, desenvólvese a distancia un proxecto común. Por outra banda, estes equipos distribuídos comezan a se asentaren en empresas que reúnen persoas que non viven na mesma cidade, ou que prefiren a alternativa do teletraballo pola flexibilidade laboral que lles permite.
Datos centralizados en mans doutros
Pero non todo son luces. No uso destes servizos é imprescindible rexistrarse e proporcionar unha serie de datos persoais. Ademais, todos os documentos que se manexen nestas aplicacións, e con eles a súa información, gárdanse nos servidores da empresa propietaria. Por moi desenvolvidas que estean as técnicas de cifrado do acceso á información por parte de persoas alleas aos documentos, non hai máis remedio que se fiar do gardián dos datos. A maioría destes servizos non pretenden facer un mal uso dos datos (por exemplo, cedelos a outras empresas), aínda que o usuario debe decidir que información quere gardar neste tipo de servizos e cales prefire enviar por outros medios máis privados.
- Google Docs: A aplicación máis exitosa entre os escritorios virtuais desenvolveuna Google. Permite crear un repositorio en Internet onde o usuario pode gardar tanto os seus arquivos de texto como as follas de cálculo e as presentacións. Ademais, estes documentos pódense descargar ao ordenador en diversos formatos para subilos de novo ao sitio web. Este servizo gratuíto caracterízase polo seu alto nivel de seguridade. As direccións web dos documentos xéranse mediante complexas claves que envían por correo electrónico o permiso de acceso aos documentos. Ofrece capacidade ilimitada de almacenamento, aínda que si se limita o peso de cada documento a un máximo de 500 quilobytes. As imaxes que se desexen incluír nos documentos non deben pesar máis de dous Megabytes.
- Zoho: Para moitos é a mellor alternativa a Google Docs. Amais de achegar as mesmas funcionalidades e características ca a oficina virtual de Google, desenvolveu un compoñente social moi interesante. As posibilidades de traballo de Zoho inclúen un editor de documentos de texto, outro de follas de cálculo e a posibilidade de organizar presentacións, así como outros servizos para a creación de bases de datos, a xestión de documentos para negocios e mesmo un calendario de reunións. Zoho, que tamén é gratuíto, combínase con redes sociais como Facebook para compartir documentos, e permite o acceso a estes dende aplicacións de escritorio, como o lector de correo electrónico Outlook. Tamén conta cunha interesante aplicación que posibilita a celebración de reunións de grupos en Internet.
- Acrobat.com: Aínda en fase incipiente, é a aposta da empresa Adobe, propietaria de Photoshop, polos escritorios virtuais. Polo de agora, o seu aspecto visual é moi atraente e permite tanto editar documentos de texto como follas de cálculo. Tamén se poden realizar teleconferencias ou chamadas de voz por Internet.