Aplicacions de videotrucada: treballar i aprendre des d’una pantalla

Van néixer als anys 40 del segle passat, però no va ser fins als 70 i 80, amb l’arribada de les xarxes digitals de telefonia (RDSI), que van començar a desenvolupar-se. Als 90 va arribar la videoconferència basada en Internet i la seva popularització a partir de la dècada del 2000 mitjançant serveis gratuïts com Messenger o iChat (ara, FaceTime). Avui estan a l’ordre del dia. En alguns sectors fins i tot s’utilitzen més que el telèfon.

Com funcionen

La tecnologia ha evolucionat els últims anys, però continua funcionant de la mateixa manera: mitjançant la compressió digital d’àudio i vídeo en temps real, que s’envia i es rep simultàniament a través d’una mateixa plataforma que han de fer servir dos o més interlocutors, tant amb un ordinador, un telèfon o una tauleta.

Les millores en l’ample de banda de les xarxes i els algorismes de compressió (gràcies als quals cada cop necessitem gastar menys dades per a fer les trucades amb més qualitat) proporcionen una qualitat d’imatge més bona, i ja s’aconsegueixen cotes d’alta resolució (FullHD, o 1080p). I quantitat: hem passat d’uns sistemes per a connectar dues persones a reunir-ne centenars en una sala de manera simultània.

Què necessitem

Qualsevol portàtil o telèfon intel·ligent integra tots els components necessaris per a fer una videotrucada: pantalla, càmera, altaveu i micròfon. Sempre es recomana fer servir accessoris com auriculars amb micròfon –per a obtenir més privacitat i qualitat–, però ja no és sempre necessària la instal·lació d’un programa per a fer la trucada, gràcies a la tecnologia WebRTC (sigles de Web Real Time Communication), i que ha suposat una revolució en aquestes plataformes. La majoria ens ofereixen la possibilitat de connectar-nos a una videotrucada només quan entrem en un enllaç per mitjà de navegadors com Chrome o Firefox. Això és perquè són compatibles amb aquesta tecnologia, que demana permís a l’usuari per a fer servir micròfon, altaveus o auriculars del dispositiu, alhora que ens connecta a una aplicació al núvol que dona accés a la plataforma de videotrucades, com si l’hagués instal·lat de forma local.

No sempre s’obtenen les mateixes prestacions. Google Meet, per exemple, ofereix funcions com la de l’enregistrament de pantalla, només disponible en la versió d’escriptori, i no per mitjà del navegador. Però, en general, l’experiència sol ser semblant amb aplicació i sense.

Factors de seguretat en una aplicació

L’experta d’Incibe Ruth García adverteix que la seguretat d’una aplicació de videotrucada hauria de permetre:

El xifratge extrem a extrem (les nostres dades es xifren només als dispositius d’origen i destinació) de les comunicacions. O, almenys, TLS (Transport Layer Security, xifratge de les dades tant en origen i destinació com al llarg del canal que les transporta) entre l’usuari i el servidor de l’aplicació.
Opcions que permetin gestionar les conferències grupals de manera segura, basades en invitació amb contrasenya per a les reunions.
Mecanismes per a protegir el compte de l’usuari que evitin intrusions i accessos no autoritzats, com ara contrasenyes de doble verificació (clau i segon factor d’autenticació: SMS amb codi al mòbil, correu amb enllaç…).

És segur, el seu ús?

Quan una tecnologia es fa massiva, inevitablement es posa en l’objectiu dels delinqüents, com comenta Ruth García, tècnic de ciberseguretat d’Incibe (Institut Nacional de Ciberseguretat d’Espanya): “Els ciberdelinqüents han utilitzat aquest boom per intentar explotar vulnerabilitats de les aplicacions i per propagar malware (programari maliciós) recolzant-se en tècniques d’enginyeria social: correus, SMS i trucades fraudulentes, principalment, més conegudes com phishing (missatges amb enllaços fraudulents), smishing (estafa mitjançant SMS) i vishing (frau mitjançant una trucada telefònica), respectivament”. Tècniques de hacking per a aconseguir les nostres claus d’accés, especialment, a serveis financers o, entre d’altres, subscriure’ns a un servei de SMS prèmium que ens suposarà un gran cost en la factura telefònica.

Videotrucades a la feina

Com indica Pablo Contreras, professor a EAE Business School i autor de l’estudi L’impacte del coronavirus en estats d’ànim, hàbits i consum, les videotrucades han permès pal·liar, en part, la necessitat d’interacció i d’intercanvi d’idees imprescindible a la feina i als negocis. “Tenim sort de tenir aquest recurs a l’abast de tothom que abans no teníem, ja que la simple trucada telefònica és inferior en capacitat de comunicar i compartir idees”. Però tot això no serveix de gaire si no ens adaptem a una nova manera de treballar. Perquè aquestes eines funcionin i tinguin un sentit realment productiu, es requereix una planificació rigorosa i una capacitat d’organització que d’entrada no tenen les persones. Isabel Aranda, psicòloga experta en psicologia del treball, afegeix un altre factor: “La comunicació no verbal és molt important per a donar un valor concret als missatges. Relativitza, maximitza, minimitza… i en la videotrucada ens falta la comunicació corporal, ens hem d’atenir només al que diu la cara. Això fa que posem més atenció a la veu, a la cara i al contingut”.

Lluny del que es podria presumir, les videotrucades no han disparat la “reunionitis”, indiquen els dos experts. La facilitat de convocatòria i la comoditat de no haver-se de desplaçar són més avantatges que no addicció. Segons Aranda, “caldria considerar-ho un mitjà per a guanyar eficiència. En aquest sentit, tenir un temps limitat fa que, per a molts, les reunions es facin previsibles per primera vegada. Regular un principi i un final és perfecte per a saber quan hem de desconnectar”.

Consells de seguretat per a usuaris

La millor manera de protegir les nostres comunicacions és ser cauts amb el tipus d’informació que compartim, insisteix l’especialista de l’Incibe. No podem evitar que les persones que accedeixin a la conversa puguin veure, gravar i fins i tot difondre el que es digui, independentment de si tenen autorització o no per a fer-ho. És convenient tenir precaucions:

Crear sempre les sales de reunió amb contrasenya (no totes ho permeten) per a accedir-hi i canviar-la cada vegada.
Utilitzar serveis que permetin administrar els usuaris: bloqueig, expulsió i emmudiment (silenciar algun participant).
Revisar l’entorn quan activem la càmera web per a no mostrar detalls de casa nostra que no volem que es coneguin.
Utilitzar serveis que tinguin la funció de distorsionar o fer desaparèixer el fons de la imatge, per seguretat i intimitat.
Comprovar, si l’aplicació ho ofereix, que no estem emetent en streaming per YouTube, per qualsevol xarxa social (algunes deixen emetre en Facebook) o que tots els que comparteixen la mateixa aplicació no tenen accés públic a la videotrucada.

• No compartir res que no sigui rellevant per a la conversa, ja que no podem garantir al 100% qui arribarà a veure-la.

A classe sense sortir de casa

El repte a les aules ha estat superior com més joves són els alumnes. Universitaris i professionals ja estaven acostumats als webinars (seminaris en línia en directe) i cursos per Internet, però nens i adolescents han passat de ser a classe amb els companys a seguir les explicacions del professor des d’una finestra. I no sempre és fàcil aconseguir que un menor –o un adult– segueixi les explicacions del ponent amb la mateixa atenció que a l’aula: no ens comportem igual en una reunió o en un curs amb videoconferència que en persona. Com revela Aranda, una de les coses que més ens afecta és veure la cara de qui hi ha a la reunió o a classe. “La nostra ment està acostumada a mirar a qui parla i no simultàniament a tothom”.

En una reunió presencial hi ha una vivacitat del debat, unes intervencions més immediates i fluides que donen energia a la conversa. En les videotrucades la veu de qui parla pot ser monòtona i propiciar certa desconnexió. Hi ha molts més elements visuals i auditius que s’han de controlar simultàniament i que exigeixen un esforç més gran d’atenció i concentració i, per això, segons la psicòloga Isabel Aranda, les videotrucades fan que tinguem aquesta sensació d’estar més cansats.

Una eina per a cada necessitat

En les dues pàgines següents agrupem les aplicacions per la utilitat que tenen i la tasca per a la qual estan indicades.

Professionals. Quan utilitzem una aplicació de videotrucades a la feina, és important que integri funcions i serveis extra, com ara compartir la pantalla, intercanviar arxius, enregistrar (i, si pot ser, transcriure) les trucades, difuminar el fons per a garantir la privacitat o la possibilitat d’editar de forma compartida un arxiu en temps real. Teams i Google Meet són les més utilitzades, però n’hi ha més.
De formació. A diferència de les plataformes de teletreball, les que estan destinades a l’ensenyament (com Zoom o Google Classroom) tenen característiques pròpies i pensades per a les necessitats d’estudiants i professors: repositoris de documentació, sistemes de lliurament de treballs i tasques, horaris… Tot i que comparteixen amb aquelles funcions com la de reunir el màxim nombre de participants possible, les de formació necessiten utilitats mínimes com la petició de torn de parla o la integració amb aplicacions de pissarra electrònica.
Per a una emergència. És possible que per temps, diners o recursos, la nostra empresa no pugui oferir una plataforma de videotrucades professional, però les hem de fer servir perquè la situació ho requereix, i més al 2020. Per això hi ha alternatives que, si bé no són tan completes com les altres, ens poden treure del compromís. Skype va marcar el camí, però, per la rapidesa i la facilitat de connexió, s’imposa Whereby per a trobades de quatre persones o menys.
Útils. Gairebé totes les aplicacions de missatgeria han afegit les funcions de videotrucada en les seves característiques. No són recomanables en entorns com la feina o l’escola, ja que no disposen de funcions avançades, però sempre ens poden servir per a connectar-nos i veure els amics i les persones que ens estimem. És el cas del popular Whatsapp.

…I les altres. Aplicacions de missatgeria com Telegram, Facebook Messenger i fins i tot companyies com Apple han integrat la funció de forma nadiua als seus productes amb FaceTime. Però tots aquests sistemes, si resulten útils per a fer una reunió d’emergència o comunicar-se amb familiars i amics, no tenen moltes de les característiques per a ser aprofitables en el dia a dia d’una oficina o en un centre d’estudis.

Consells per a aprofitar millor la “televisió” del treball a distància

Com vaticinen els experts, en molts llocs de treball, les videoconferències i el teletreball sembla que han arribat per quedar-se. Pablo Contreras, director d’IdeasActionLab i professor a EAE Business School, enumera una sèrie de pautes per a optimitzar-ne l’ús.

Disposar d’un lloc tranquil i sense interrupcions, amb l’equipament necessari. Aprofitar la icona d’emmudiment, per a evitar sorolls de fons.
Cuidar l’aspecte físic perquè, encara que ho fem des de casa, estem treballant. I de cara a altres persones.
Planificar bé la videoreunió. Portar un control detallat de l’ordre del dia, els horaris de les intervencions, aplicar el mateix tipus de principis en la videotrucada que els que s’imposen en les reunions presencials.
Preparar la reunió amb antelació, per a evitar que coincideixin diverses intervencions alhora.
Convocar les persones estrictament necessàries. Moltes només volen fer-se sentir.
Intentar que les videoconferències durin el temps que sigui estrictament necessari. Respectar els torns de parla.
Compartimentar clarament el temps i l’espai de treball del que dediquem al lleure i als assumptes personals.
Aprofitar plenament els avantatges de treballar a casa: ser amb la família, fer esport, dormir una mica més i treure temps per a entreteniments, per a aprendre amb e-learning…

Les millors apps de videotrucada, d’una en una

Les més “professionals”

GOTOMEETING

Parteix de l’ecosistema d’aplicacions per a treballar a distància de la marca LogMeIn, molt enfocat a empreses i a oferir tots els serveis necessaris per a traslladar el lloc de treball al núvol.

Algunes utilitats. Té capacitat per a reunions de fins a 3.000 persones, i disposa de funcions exclusives com la transcripció de l’àudio de les trobades, el fet que diversos usuaris comparteixin la pantalla al mateix temps, prendre notes en les sessions o descarregar les diapositives en PDF.
El millor. És de les més professionals. Té funcions exclusives, com la possibilitat de notes, la de descarregar diapositives en PDF o la transcripció.
El pitjor. No hi ha versió gratuïta. Per a aconseguir el paquet més complet (Enterprise) només és per mitjà de pressupost, no té un preu fix.

CISCO WEBEX

Una de les clàssiques i més professionals. Fa uns anys va passar a formar part de Cisco, un gegant de les telecomunicacions.

Algunes utilitats. Es pot provar gratis amb un bon nombre de funcions, però en el format de pagament té algunes exclusives com la possibilitat d’integrar-ho com un canal d’atenció al client en una pàgina web, a més d’oferir espai d’emmagatzematge al núvol per a enregistraments i arxius.
El millor. Amb la versió gratuïta podem fer reunions de fins a 100 persones, limitades a 50 minuts.
El pitjor. La majoria de les funcions més interessants, com la integració amb altres aplicacions, l’administració d’usuaris o la possibilitat de gravar les reunions, són de pagament.

TEAMS

La solució de Microsoft, amb tot el que això significa d’acolliment. Teams no és només un servei de videotrucades, sinó una plataforma completa de treball a distància, amb nombroses funcions afegides.

Algunes utilitats. Està pensat per a integrar-se de manera nativa amb totes les aplicacions de Microsoft (Office, Outlook, OneNote, OneDrive…). Disposa de punts diferencials com la possibilitat de desenvolupar les nostres aplicacions per a afegir funcions específiques o tenir un control dels fluxos de treball.
El millor. La subscripció gratis permet unir-se a les reunions i gaudir de totes les funcions de la plataforma, que pot reunir fins a 10.000 persones en una mateixa sala.
El pitjor. Crear reunions requereix una subscripció de pagament que oscil·la, per usuari, des de 5 € al mes fins a 20 € a l’any.

GOOGLE MEET

Meet (abans Hangouts) té una versió gratis només amb videotrucades i funcions bàsiques. Integrada en Google Workspace, la plataforma per a empreses de Google, és una eina de col·laboració potent per al treball a distància.

Algunes utilitats. La versió professional ens dona dret a l’aplicació d’escriptori, que permet gravar trucades, integració amb serveis com Gmail, Google Drive o Google Docs, i eliminar qualsevol límit de durada o nombre de participants.
El millor. La versió gratis és funcional, està integrada a Gmail i Google Calendar, amb funcions com la de crear un enllaç de videotrucada quan s’envia la cita de la reunió.
El pitjor. Tot el que és interessant és de pagament, no es pot personalitzar l’enllaç de la reunió i la funció de subtítols només funciona en anglès.

Ideals per a formació

ZOOM

Pertany a Facebook. Té una variant professional, però s’ha enfocat a un entorn educatiu amb funcions específiques per a seminaris web i formacions, amb plans de preus per als centres d’ensenyament.

Algunes utilitats. Permet transcriure les sessions perquè després les puguin consultar els alumnes. Funció de coanotació en temps real i pissarra digital; d’accessibilitat per a estudiants amb discapacitat i la possibilitat d’utilitzar-la en un format d’ensenyament híbrid (presencial i en línia).
El millor. Permet a diversos usuaris compartir la pantalla alhora, molt útil en formacions. Funcions pensades per a l’organització del personal administratiu i docent.
El pitjor. Cal registrar-s’hi prèviament. Límit de 40 minuts en la versió gratuïta. Les millors funcions, com la transcripció o la coanotació, són de pagament (anual i per llicència).

Per a una emergència

SKYPE

La més clàssica entre les aplicacions de videotrucades. Els últims temps ha evolucionat i ja no cal tenir l’aplicació, ja que té accés web.

Algunes utilitats. És possible fer reunions de fins a 50 persones, connectar-se per telèfon, gravar la sessió (el vídeo s’esborra al cap de 30 dies) i, recentment, també ha afegit la possibilitat de difuminar el fons.
El millor. És la degana de les aplicacions de videotrucada i, en la versió gratuïta, té totes les funcions necessàries per a ser útil per a equips mitjans.
El pitjor. Les funcions més professionals han migrat a Teams, que és l’aplicació de Microsoft dissenyada per a l’entorn laboral.

JITSI

És el “Linux” de les aplicacions de trucades. És a dir, una aplicació de codi obert, que pot fer servir tothom i modificar al seu gust, si es tenen els coneixements tècnics necessaris.

Algunes utilitats. Disposa de gairebé totes les funcions i totes gratuïtes: connexió per URL, desenfocament de fons, enregistrament de trucades, streaming a YouTube, compartir pantalla, demanar torn, etc.
El millor. És programari lliure i és la que té un ventall més alt de possibilitats i funcions de manera gratuïta, algunes d’exclusives com les estadístiques del temps que parla cada participant.
El pitjor. Les sales estan limitades a un màxim de 8 persones, cosa que no la fa molt útil per a tasques de formació o seminaris web on es vulgui reunir més gent.

WHEREBY

És una plataforma que no necessita cap programari. Només s’ha de crear un enllaç, enviar-lo i es poden reunir fins a quatre persones ràpidament.

Algunes utilitats. Ens permet, sense cap mena de registre o instal·lació, compartir pantalla o posar contrasenya a la reunió.
El millor. La versió més completa és una de les més professionals, amb possibilitats de tenir sales personalitzades, diversos administradors, enregistraments… Ideal per a una reunió improvisada en petit comitè: les veus no se superposen i s’aprecia amb (massa?) nitidesa l’espai dels interlocutors.
El pitjor. La versió gratuïta és molt limitada i només permet reunions de 4 persones sense moltes de les característiques més interessants. No hi ha possibilitat de difuminar el fons.

Útils, però no professionals

DISCORD

Enfocada sobretot al públic gamer, s’organitza en canals que permeten ser tant participant com espectador d’una videotrucada.

Algunes utilitats. Es pot mantenir un xat amb les persones que estan veient les videotrucades i intercanviar arxius amb ells, a més de compartir la pròpia pantalla.
El millor. L’organització en canals la fa útil per a mantenir la comunicació tant en text, com en veu o amb videotrucada, amb un nombre il·limitat de participants.
El pitjor. Té un enfocament una mica lúdic i està limitada en eines realment útils per a teletreballar.

WHATSAPP

L’aplicació de missatgeria més utilitzada ha anat afegint funcions i entre aquestes hi ha les de la videotrucada, que funciona de manera similar a Telegram, Facebook Messenger o FaceTime a Apple.

Algunes utilitats. La senzillesa, ja sigui en un grup ja format o afegint contactes de la nostra agenda a la trucada, ràpidament es poden establir converses amb fins a 8 persones simultànies.
El millor. És l’aplicació més utilitzada i tothom sap com funciona. És tan simple com prémer un botó i tothom es connecta.
El pitjor. No està disponible encara a WhatsApp Web i cal tenir el número de telèfon de tots els participants a l’agenda; això dificulta afegir algú en una trucada sobre la marxa.