Emmagatzemar i compartir amb Dropbox
Qui no coneix Dropbox? Aquest servei d’allotjament en el núvol és el més conegut i un dels més utilitzats. Des del seu llançament el 2007, els seus usuaris tenen accés als seus documents, fotos, vídeos i altres tipus de fitxers des de qualsevol lloc, ja que sincronitza còpies de les dades entre tots els dispositius que es connectin al servei i també deixa accedir-hi mitjançant un navegador web. A més, compta amb una funció especial per a fer còpies de seguretat de les imatges del telèfon i permet compartir amb facilitat informació amb altres usuaris.
El primer requisit per a començar a fer servir Dropbox és crear un compte d’usuari. Per a fer-ho són necessàries una adreça electrònica i una contrasenya. A partir d’aquest moment, es podrà accedir a l’espai personal a Dropbox iniciant sessió a la seva pàgina web des de qualsevol navegador.
Aquest espai es pot organitzar en diferents carpetes, igual que es fa amb els fitxers en l’ordinador. El compte de Dropbox ja inclou algunes carpetes creades per defecte, però l’usuari en pot configurar tantes com vulgui i gestionar-les com millor li convingui.
Dropbox també disposa de clients d’escriptori i d’aplicacions per a telèfon mòbil, la qual cosa significa que l’usuari podrà accedir a la informació que tingui emmagatzemada al seu espai en qualsevol moment i lloc, amb independència del dispositiu o del sistema operatiu que faci servir.
En el cas d’utilitzar un client d’escriptori, a més, el sistema funciona com qualsevol altra carpeta del disc dur, amb l’única diferència que qualsevol fitxer que s’hi desi se sincronitzarà de forma automàtica amb Dropbox i estarà disponible en qualsevol dels altres dispositius connectats amb el compte.
Un compte de Dropbox té nombroses utilitats per a usuaris de tots els nivells. És, a més, una eina que es pot fer servir en entorns professionals, gràcies als seus plans pensats per a empreses. Alguns dels usos que es poden donar a Dropbox són:
- Espai extra per a emmagatzemar documents, vídeos, imatges i altres fitxers.
- Còpia de seguretat dels documents més importants de l’ordinador.
- Còpia de seguretat de les fotos del telèfon, gràcies a la seva funció especial de “Pujades des de càmera” integrada en l’aplicació de mòbil.
- Espai per a compartir carpetes o documents específics amb altres persones.
- Eina per a crear documents col·laboratius gràcies a la seva utilitat Dropbox Paper.
El compte bàsic de Dropbox té 2 GB d’espai i és gratuït. Els comptes de tipus Pro, de pagament, poden arribar fins a 1 TB d’espai. I, si es necessita més, cal canviar a Dropbox Business, el seu servei especial per a empreses.
Tot i això, és possible augmentar l’espai de 2 GB del compte bàsic de forma gratuïta, efectuant una sèrie d’operacions bàsiques incloses en un programa especial anomenat “Primers passos”. Fer la visita guiada de Dropbox, instal·lar el client d’escriptori i l’app del mòbil o compartir una carpeta amb algú van sumant megues gratis al total d’espai disponible en el compte bàsic i ampliant així l’espai d’emmagatzematge de l’usuari.
Una altra manera d’obtenir més espai de manera gratuïta per al compte bàsic és recomanant Dropbox als amics. Per cada persona que s’uneixi al servei mitjançant un enllaç personalitzat, els dos (tant el que recomana el servei com l’amic) obtindran 500 MB d’espai extra. D’aquesta manera, poden aconseguir-se fins a 16 GB d’espai gratis en el compte bàsic.
Un punt relacionat amb la mida és que els arxius que es pugin mitjançant el navegador web no poden ser més grans de 20 GB. En canvi, els que es pugen a través del client d’escriptori o l’app de mòbil no tenen límit de mida.
Aquest servei disposa també d’algunes funcions avançades que permeten treure’n el màxim profit:
- L’app d’iPhone permet escanejar documents fent-los tan sols una foto amb la càmera del telèfon i així poder desar a Dropbox una còpia digitalitzada dels documents en paper.
- Amb els clients d’escriptori, s’activa l’anomenada “sincronització selectiva”, de manera que només se sincronitzi el que en realitat interessi i així es pugui estalviar espai en el compte de Dropbox.
- Una altra manera de treure més rendiment a Dropbox és complementant-lo amb algunes aplicacions extra (BookDrop, DROPitTOme, SendToDropbox, Writebox, URL Droplet), que faciliten l’enviament de documents o deixen compartir fitxers amb altres persones amb més facilitat.
- Com a opció de seguretat, Dropbox possibilita configurar la verificació en dos passos, de manera que no es pugui iniciar sessió tret que s’introdueixi un codi únic enviat via SMS al telèfon de l’usuari. A més, les apps de mòbil també es poden protegir mitjançant un codi d’accés.
- Finalment, si s’esborra un fitxer per accident del compte de Dropbox, no s’ha de témer: el servei el mantindrà durant 30 dies més a partir de la data d’eliminació a la seva secció especial de “fitxers esborrats”, des de la qual es podrà recuperar sense problemes.