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Escritorios virtuales: La oficina instalada en la Red, una realidad cómoda y económica

Un número creciente de programas se utilizan de forma directa desde Internet sin necesidad de instalarlos en el ordenador

  La movilidad laboral va de la mano de Internet. En breve trabajaremos más conectados a la Red y en continuo movimiento, combinando diferentes aparatos en nuestros desplazamientos. En este panorama interconectado, el único programa que el usuario deberá instalar en su ordenador es el navegador, como Explorer o Firefox. No es ciencia ficción: aplicaciones como Zoho, Google Docs o Acrobat.com, entre otras, son páginas web, y en ellas el usuario puede escribir textos desde el navegador y guardarlos en Internet. El mismo patrón sirve para usar las hojas de cálculo o las presentaciones como las de Power Point, e incluso, las imágenes: se accede a ellas desde el navegador y se conservan en un espacio que el usuario ha reservado en la Red para almacenar sus documentos.

La conexión, clave para acceder a los documentos

  Nadie duda de la comodidad de trabajar en un escritorio virtual por la facilidad que proporciona encontrar el documento deseado, sin que para ello sea necesario "hacer limpieza"; ordenar el escritorio del ordenador por fechas, carpetas, colores... Sin embargo, la apuesta de utilizar programas instalados en el ordenador para tareas ofimáticas no deja de ser arriesgada por la absoluta dependencia de la estabilidad de la Red. Sin una buena conexión ningún ordenador, ni los más potentes, permiten que se comparta los documentos con otros usuarios, ya sean clientes, socios, amigos, colaboradores... ni siquiera es posible el acceso a los diferentes dispositivos necesarios para nuestro día a día.

Una vez aclarada la importancia que para los usuarios tiene disponer de una mayor conexión en movilidad, la principal ventaja de este sistema es el acceso a los documentos desde cualquier lugar. Si se halla en Red, no importa que no se encuentre delante del ordenador doméstico para consultarlo. Cualquier ordenador de un cibercafé se puede convertir en el ordenador de casa al permitir el manejo de toda la información. También se puede acceder a estos documentos desde la agenda electrónica o el móvil, siempre que se disponga de conexión.

En contextos profesionales, donde se debe realizar una consulta sobre la marcha, o bien verificar o introducir un dato nuevo en un fichero, las ventajas son claras. Un comercial que desee apuntar los pedidos y las entregas mientras hace su ruta sin esperar a llegar a su oficina se puede beneficiar, tanto desde el punto de vista económico como de gestión del tiempo, de los escritorios virtuales.

Equipos distribuidos

Estas aplicaciones se caracterizan a su vez porque permiten trabajar en equipo sobre un mismo documento. Siempre que el grupo de personas se encuentre conectado a la Red, podrán acceder a los archivos y trabajar sobre ellos de forma coordinada y simultánea, aunque les separen miles de kilómetros de distancia. Les basta con entrar al sitio web que contiene el documento y acceder a él con permiso previo de su autor. Esta práctica, conocida como equipos de trabajo distribuidos, adquiere cada día más adeptos atraídos por la ventaja que supone no estar presencialmente en un mismo espacio, sino disfrutar de una conexión continuada con las fuentes del trabajo.

Los equipos distribuidos son frecuentes en iniciativas académicas donde intervienen universidades de varios países y continentes. Los investigadores trabajan sobre los proyectos y reflejan sus descubrimientos en los documentos. A la vez, sus colegas de otros países o universidades pueden editar estos trabajos, enriquecerlos o matizarlos. De esta manera se desarrolla a distancia un proyecto común. Por otra parte, estos equipos distribuidos comienzan a asentarse en empresas que reúnen a personas que no viven en la misma ciudad, o que prefieren la alternativa del teletrabajo por la flexibilidad laboral que les permite.

Datos centralizados en manos de otros

Pero todo no son luces. En el uso de estos servicios es imprescindible registrarse y proporcionar una serie de datos personales. Además, todos los documentos que se manejen en estas aplicaciones, y con ellos su información, se guardan en los servidores de la empresa propietaria. Por muy desarrolladas que estén las técnicas de cifrado del acceso a la información por parte de personas ajenas a los documentos, no hay más remedio que fiarse del guardián de los datos. La mayoría de estos servicios no pretenden hacer un mal uso de los datos (por ejemplo, cederlos a otras empresas), aunque el usuario debe decidir qué información quiere guardar en este tipo de servicios y cuáles prefiere enviar por otros medios más privados.

Principales servicios

  • Google Docs: La aplicación más exitosa entre los escritorios virtuales la ha desarrollado Google. Permite crear un repositorio en Internet donde el usuario puede guardar tanto sus archivos de texto como las hojas de cálculo y las presentaciones. Además, estos documentos pueden descargarse al ordenador en diversos formatos para subirlos de nuevo al sitio web. Este servicio gratuito se caracteriza por su alto nivel de seguridad. Las direcciones web de los documentos se generan mediante complejas claves que envían por correo electrónico el permiso de acceso a los documentos. Ofrece capacidad ilimitada de almacenamiento, aunque sí se limita el peso de cada documento a un máximo de 500 Kilobytes. Las imágenes que se deseen incluir en los documentos no deben pesar más de dos Megabytes.
  • Zoho: Para muchos es la mejor alternativa a Google Docs. Además de aportar las mismas funcionalidades y características que la oficina virtual de Google, ha desarrollado un componente social muy interesante. Las posibilidades de trabajo de Zoho incluyen un editor de documentos de texto, otro de hojas de cálculo y la posibilidad de organizar presentaciones, así como otros servicios para la creación de bases de datos, la gestión de documentos para negocios e incluso un calendario de reuniones. Zoho, que también es gratuito, se combina con redes sociales como Facebook para compartir documentos, y permite el acceso a los mismos desde aplicaciones de escritorio como el lector de correo electrónico Outlook. También cuenta con una interesante aplicación que posibilita la celebración de reuniones de grupos en Internet.
  • Acrobat.com: Todavía en fase incipiente es la apuesta de la empresa Adobe, propietaria de Photoshop, por los escritorios virtuales. Por el momento, su aspecto visual es muy atractivo y permite tanto editar documentos de texto como hojas de cálculo. También se pueden realizar teleconferencias o llamadas de voz por Internet.

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